Witam serdecznie, chciałbym, żebyście Państwo w temacie przedstawiali najlepsze aplikacje (platformy) do zarządzania procesami biznesowymi. Głównym celem jest zebranie informacji o aplikacjach, które faktycznie wpływają na obniżenie kosztów działania przedsiębiorstwa.

Najgorsze jest to, że przepisy zmierzają do pogłębiania problemów formalnych w przedsiębiorstwach.

Uwielbiam elektroniczne archiwa, bo obsłuży je nawet niewykwalifikowany pracownik, co pozwala wypracować solidne oszczędności.

Monitorowanie dokumentów pozwoliło mi po roku uprościć procedury i zbudować ogromne oszczędności na kontaktach z klientami. Wszystkie czynności związane z papierami praktycznie się zautomatyzowały. Chociaż inwestycja na początku była duża to i tak się zwróciła, więc warto.

Większość aplikacji możesz na życzenie spersonalizować i przede wszystkim przetestować na bezpiecznym gruncie. Nie kupuj od razu gotowca, tylko oceń, jakie w ogóle masz oczekiwania w stosunku do obiegu dokumentów w firmie.

Elektroniczne systemy do obiegu dokumentów wymuszają właściwe wypełnianie pól i ograniczają błędy. Ja nakazałem pracownikom przeglądanie dokumentów tylko drogą multimedialną. Koszty urządzeń, tj. drukarka praktycznie nie występują. To według mnie dodatkowy plus.

Uważaj tylko, aby oprogramowanie do obiegu kluczowych dokumentów miało właściwy układ pod względem prawnym. To jest kwestia, którą warto wcześniej przeanalizować.

Największym problemem w tradycyjnym modelu jest czas na wyszukiwanie dokumentów. Ja się zawsze bałem, że czegoś nie znajdę podczas kontroli. Archiwum online jest rozwiązaniem nie tylko bezpiecznym, ale przede wszystkim ogranicza „negatywne myśli”. Wszystkie papiery masz w jednym miejscu. Ja bym stawiał na rozwiązania dedykowane pod konkretny biznes.

Moim zdaniem najbardziej przejrzystym programem do archiwizacji i obiegu dokumentów wewnątrz firmy, a także częściowo poza nią jest Sekretariat. To oprogramowanie stworzone przez markę atsoftware.pl. Można u nich łatwo przypisywać prawa dostępu. Baza danych jest spójna. Zrezygnowałem całkowicie z utrzymywania archiwum stacjonarnego. Teraz jeden pracownik obsługuje praktycznie całą dokumentację, co jest poza tym świetnym wynikiem ekonomicznym.

Powinni ogólnie zrobić w kraju tylko obieg papierowy dokumentów. Mam nadzieję, że papierowa dokumentacja zupełnie zniknie za kilka lat, bo generuje mnóstwo strat czasu.