Cześć, moja agencja reklamowa już się trochę rozwinęła. Mam zróżnicowaną kadrę. Do tej pory nikogo nie monitorowałem, ale niestety czas zacząć. Zaczynają się opóźnienia w projektach i jak zwykle nikt do winy się nie poczuwa. Chciałbym wiedzieć, w jaki sposób pracownicy gospodarują czasem w godzinach roboczych, najlepiej w maksymalnie dyskretnej formie. Podpowiedzcie proszę konkretne rozwiązania.

Na wszelki wypadek podpisz z firmą odpowiedzialną za wdrożenia oprogramowania do kontrolowania pracowników umowę o zachowaniu poufności. W krytycznej sytuacji dochodzi do przejęcia kluczowego know how. Umowa cię idealnie zabezpieczy.

Najczęściej możesz zamówić oprogramowanie w wersji demonstracyjnej, żeby przetestować wybrane funkcje. Najlepiej oczywiście nie powiadamiać pracowników, z jakich rozwiązań konkretnie korzystasz, bo wielu niestety próbuje złamać zabezpieczenia. Jak wersja demonstracyjna ci się spodoba dokupujesz numer seryjny, wpisujesz i wszystko działa.

Według badań branżowych efektywny czas pracy w standardowym dniu to zaledwie 3.5, maksymalnie 4 godziny. Wiele przerw, układanie pasjansa, Facebook, załatwianie spraw prywatnych w godzinach pracy to prawdziwa zmora przy obowiązkach biurowych.

Weź pod uwagę oprogramowanie, w którym widzisz procentowo rozpisane czynności wykonywane przez pracownika. Ile czasu w tej aplikacji, ile w tej. Oczywiście zabronić wszystkiego nie można do końca, bo jednak chwilę relaksu dla siebie niech pracownik ma, ale bez przesady. Kontrola, szczególnie pracy przed komputerem jest kluczowa dla wydajności projektów.

Od siebie powiem, że największe problemy to przeglądanie stron internetowych, pisanie ze znajomymi, wstawianie zdjęć, szukanie nowej pracy w godzinach dotychczasowej, wypełnianie bzdurnych ankiet, a nawet realizowanie oddzielnych zleceń jakimś dziwnym kontrahentom zewnętrznym. Bez kontroli to nie ma biznesu przyznam Państwu :P Nawet dokładna rekrutacja nie jest w stanie odsiać problematycznych pracowników.

Jednego pracownika przez okoszefa.pl złapałem na kopiowaniu kluczowych danych firmowych i ich przesyłaniu do jakiegoś zewnętrznego wspólnika. Oczywiście poszła sprawa i zwolnienie dyscyplinarne. Przyznam, że ciężko znaleźć uczciwego pracownika do wykonywania obowiązków przed komputerem. Teraz stawiam na kontrolowanie zdalne wszystkich czynności. Wskazane przeze mnie Oko Szefa umożliwia nawet dotarcie do usuniętej historii stron internetowych przeglądanych przez pracownika. Wybrane witryny możesz w razie czego zablokować. Program jest prosty w obsłudze i nie opóźnia realizacji projektów. Praktycznie niewidoczny po stronie pracownika.

Niestety pracowników nie możesz monitorować, bez powiadamiania. Wystarczy oczywiście powiadomienie ogólne. W przeciwnym wypadku narażasz się na duże problemy prawne.

Mam w laptopie biurowym zainstalowany program okoszefa.pl. Widzę dokładnie, co pracownik robi, rozliczam miesięcznie z faktycznie przepracowanych godzin. Jeżeli ktoś się obija to od razu wysyłam krótki alert lub przypomnienie o terminach. Po pierwszej kontroli już nikt nie korzystał z FB na komputerach firmowych.

Dobrze, jeżeli przygotujesz z profesjonalnym prawnikiem poważny regulamin wewnętrzny. U mnie, np. absolutnie zabrania się korzystania z maili prywatnych, czy z konkretnych stron internetowych. O każdej kontroli musisz powiadamiać pracowników, żeby nie narazić się na kłopoty formalne.